第三节 会计账簿的格式和登记方法
一、日记账的格式和登记方法
（一）现金日记账的格式和登记方法
1．现金日记账的格式
现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，其格式有三栏式和多栏式两种。
（1）三栏式日记账
三栏式日记账是将账簿分为收入栏、支出栏和结存栏，反映其现金等业务的增减变化及结存情况。其格式如表5-3所示
表5-3 现金日记账（三栏式）
（2）多栏式日记账
多栏式日记账是将账簿收入栏和支出栏分别按照对方科目设专栏进行登记，把经济业务来龙去脉全部反映出来。通常可分为收入日记账和支出日记账两本。其格式如表5-4和表5-5所示。
表5-4 现金（银行存款）收入日记账（多栏式）
表5-5 现金（银行存款）支出日记账（多栏式）
无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。
2．现金日记账的登记方法
现金日记账是由出纳人员根据与现金收付有关的记账凭证，按照时间顺序逐日逐笔进行登记。具体包括：
（1）日期栏。登记记账凭证日期，通常应与现金实际收付日期一致。
（2）凭证栏。登记收、付款凭证的种类和编号。如“现金收款凭证”简写为“现收”；“银行存款付款凭证”简写为“银付”。
（3）摘要栏。根据收付款凭证的摘要，简明地记入经济业务的内容。
（4）对方科目栏。根据收付款凭证上所列的对方科目，填写上对应账户的名称，目的在于了解经济业务的来龙去脉。
（5）收入、支出栏。登记现金实际收付的金额。每日终了，应分别计算现金收入和支出的合计数，根据“上日余额＋本日收入－本日支出＝本日余额”的公式，逐日结出现金余额，并与库存现金实存数核对，以检查每日现金收付是否有误，即通常称为“日清”。
（6）月末时，在本月末最后一行记载内容下面的“摘要”栏里写上“本月发生额及月末余额”，“收入”栏数额为本月收入的合计数，“支出”栏数额为本月支出的合计数，用月初余额加本月收入合计减去本月支出合计为本月末结存现金余额，即“月结”。
借、贷方分设的多栏式现金日记账的登记方法是：先根据有关现金收入业务的记账凭证登记“现金收入日记账”，根据有关现金支出业务的记账凭证登记“现金支出日记账”，每日营业终了，根据“现金支出日记账”结计的支出合计数，一笔转入“现金收入日记账”的“支出合计”栏中，并结出当日余额。
（二）银行存款日记账的格式和登记方法
1．银行存款日记账的格式
银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账与现金日记账一样，都采用订本式账簿。
银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。银行存款日记账的专栏设置，与现金日记账基本相同，不同之处是银行存款日记账须增设“结算凭证”栏，以便与银行对账单核对。其账页格式也有三栏式和多栏式两种，会计实务中，各企业单位一般采用三栏式账页，其格式如表5-6所示。
表5-6 银行存款日记账
2．银行存款日记账的登记方法
银行存款日记账通常也是由出纳员根据审核后的银行存款收款凭证和付款凭证逐日逐笔顺序登记，如果将现金存入银行，存款的收入数应根据现金付款凭证登记。每日终了，应结算出账面余额，并定期同银行转来的对账单逐笔进行核对，如有不符，应及时查明原因，并予以更正。银行存款日记账具体登记方法和内容与现金日记账的登记类似。
二、总分类账的格式和登记方法
（一）总分类账的格式
总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总分类账是按照总分类科目设置、分类登记全部经济业务的账簿。在总分类账簿中，应按照总账科目的编号和顺序分别开设账户。总分类账一般采用订本式账簿三栏式账页，每个账户单独使用一个账页。由于订本式账簿账页固定，不能随意增减，因而在账簿启用时应根据各账户发生业务的多少适当估计预留账页。
总账能够全面、总括地反映经济活动情况，并为编制财务会计报告提供资料。因此，任何单位都必须设置总分类账。三栏式总分类账的格式如表5-7所示。
表5-7 总分类账（三栏式）
（二）总分类账的登记方法
总分类账的登记依据和方法，由各单位所采用的账务处理程序决定，可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。
三、明细分类账的格式和登记方法
明细分类账是根据总分类账所属的二级科目或明细科目开设的账户，用来分类、连续地记录有关经济业务详细情况的账簿。
（一）明细分类账的格式
根据管理要求和明细分类账记录的内容不同，明细分类账分别采用三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式（或称平行式）等格式。
1．三栏式明细分类账
三栏式明细分类账设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。用以分类核算各项经济业务，提供详细核算资料。适用于只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的资本、债权、债务明细分类账户，如“短期借款”、“应付账款”、“应收账款”等账户的明细核算，其格式与总分类账相同，如表5-8所示。
表5-8 ××明细分类账
2．多栏式明细分类账
多栏式明细分类账是根据经济业务内容和提供资料的要求，在一张账页内按照有关明细科目或明细项目，分别设置若干专栏，用以在同一张账页上集中有关明细科目或明细项目的核算资料。根据明细分类账登记经济业务的不同，多栏式明细分类账的账页又分为借方多栏式明细分类账、贷方多栏式明细分类账和借贷方多栏式明细分类账三种格式。
（1）借方多栏式明细分类账。借方多栏式明细分类账的账页格式适用于借方需要设置多个明细科目或明细项目的账户。主要有“材料采购”、“生产成本”、“制造费用”“管理费用”、“营业外支出”等科目的明细分类核算。其格式如表5-9所示。
表5-9 生产成本明细分类账（借方多栏式）
（2）贷方多栏式明细分类账。贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于贷方需要设置多个明细科目或明细项目的账户。主要有“主营业务收入”、“营业外收入”、“应付职工薪酬”等科目的明细分类核算。其格式如表5-10所示。
表5-10 营业外收入明细分类账（贷方多栏式）
（3）借贷方多栏式明细分类账。借贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于借方和贷方均需要设置多个明细科目或明细项目的账户。主要有“本年利润”、“应交税费——应交增值税”等科目的明细分类核算。其格式如表5-11所示。
表5-11 应交税费——应交增值税明细分类账（借贷方多栏式）
3．数量金额式明细分类账
数量金额式明细分类账是一种为加强财产物资管理而设置的，其账页分别设有收入、发出和结存的数量、单价与金额栏。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行数量核算的各种财产物资账户，如“原材料”、“库存商品”等账户的明细核算。其格式如表5-12所示。
表5-12 原材料明细分类账（数量金额式）
（二）明细分类账的登记方法
三栏式明细分类账由会计人员根据审核无误的记账凭证，按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。
多栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证和所附的原始凭证逐笔进行登记。对于借方多栏式明细分类账，由于只在借方设多栏，平时在借方登记有关费用、成本发生额，贷方登记月末将借方发生额一次转出的数额。如果平时发生贷方发生额，应用红字在借方多栏中登记。
同理，对于贷方多栏式明细分类账，由于只在贷方设多栏，平时在贷方登记有关收入的发生额，借方登记月末将贷方发生额一次转出的数额。如果平时发生借方发生额，应用红字在贷方多栏中登记。
数量金额式明细分类账由会计人员根据审核无误的记账凭证和所附的原始凭证，按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记，也可定期汇总登记。
（三）总分类账和明细分类账的平行登记
1．总分类账和明细分类账的关系
会计核算的目的是为信息使用者提供各种所需的会计信息。从经营管理者角度讲，要求会计既要提供各种综合、全面的总括信息，又要提供某类详细、具体的明细信息。
例如“固定资产”账户，既需要了解企业整个固定资产总额的情况，又需要了解每类固定资产使用情况，以便更好地了解企业固定资产的构成、生产能力与状况等情况。因此，为了满足管理者和其他信息使用者的需要，就应同时设置总分类账户和明细分类账户。总分类账和明细分类账既有内在联系，又有其区别。
总分类账和明细分类账的内存联系主要表现在以下两个方面：①二者所反映的经济内容相同，如“固定资产”总账与其所属的“房屋及建筑物”、“机器设备”等明细账一样，都是反映企业固定资产增减变化和结存情况，提供企业固定资产原始价值资料；②登账的原始依据相同，它们都是根据同一记账凭证及其所附原始凭证进行登记。
总分类账和明细分类账的区别主要表现在以下两个方面：①反映经济业务内容的详细程度不同，总分类账户提供综合概括的资料，一律用货币计量单位进行核算；明细分类账户提供详细具体的资料，除采用货币计量单位外，还采用实物、劳动计量单位进行核算。②作用不同，总分类账户对其所属明细分类账户起着控制和统驭的作用；明细分类账户从属于总分类账户，对总分类账户起着详细说明和补充作用。
在企业中，通常每个总分类账户都可以设置明细分类账户，提供详细指标，但企业明细账设置过多，又会加大企业核算工作量。因此，企业究竟哪些总分类账户应设置明细分类账户，哪些不设明细分类账，这主要取决于经营管理要求，同时，考虑简化核算手续的需要。
2．总分类账户和明细分类账户的平行登记
总分类账户与所属明细分类账户之间的关系，决定了它们在处理经济业务时，必须采取平行登记法来进行。
所谓平行登记法，是指根据同一会计凭证一方面登记有关总分类账户，另一方面登记该总分类账户所属有关明细分类账户。采用平行登记法处理经济业务时，应按其平行登记法的要点进行，具体包括：
（1）同依据登记。对发生的每一项经济业务，应根据同一记账凭证及其所属原始凭证，一方面记入有关的总分类账户，另一方面要记入同期总分类账户所属的有关明细分类账户。
（2）同方向登记。每一笔经济业务在记入总分类账户和所属的明细分类账户时其方向必须保持一致。
（3）同金额登记。记入总分类账户的金额，应与记入它所属的明细分类账户的金额之和相等。
现以应付账款为例，说明总分类账与明细分类账的平行登记及核对方法。
【例5-1】 某公司2013年6月1日“应付账款”期初余额68000元，其中，甲公司40000元，乙公司28000元。
本月发生下列有关应付账款的经济业务：
（1）6月4日，购买甲公司材料32000元，乙公司材料14000元，货款未付。
（2）6月16日，用银行存款偿还前欠甲公司货款40000元，乙公司货款42000元。
（3）6月26日，购买乙公司材料56000元，货款未付。
根据上述资料及会计分录对“应付账款”总账及甲、乙公司明细账进行平行登记，登记结果见表5-13～表5-15。
表5-13 总分类账
表5-14 “应付账款”明细分类账
表5-15 “应付账款”明细分类账
采用平行登记法处理经济业务后，平行登记的结果必然使总分类账户与所属明细分类账户之间形成相等的数量关系，其公式如下：
总分类账户期初余额＝该总分类账户所属明细分类账户期初余额之和
总分类账户本期借方发生额＝该总分类账所属明细分类账户本期借方发生额之和
总分类账户本期贷方发生额＝该总分类账所属明细分类账户本期贷方发生额之和
总分类账户期末余额＝该总分类账户所属明细分类账户期末余额之和
在会计核算中，通常可利用这种相等的数量关系，来检查核对总分类账户和明细分类账户记录的完整性和正确性。在实际工作中，总分类账和明细分类账的核对，可通过编制“明细分类账本期发生额及余额对照表”来进行。对照表的格式和内容见表5-16。
表5-16 “应付账款”明细分类账本期发生额及余额对照表
