第四节 会计凭证的传递和保管
科学合理地组织会计凭证的传递，做好会计凭证的保管工作，是会计核算得以正常、有效进行的前提，也是为有关各方提供真实、准确数据资料的保证；同时，对于强化企业内部会计监督机制，加强岗位责任制具有重要意义。
一、会计凭证的传递
会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部各有关部门和人员之间的传送程序。各种会计凭证其记录的经济业务不尽相同，所需办理业务的时间也不一样。因此，应当为每种会计凭证的传递规定合理的传递程序和在各个环节上停留的时间。会计凭证的传递是会计制度设计的一个重要组成部分，应当在企业会计制度中作出明确的规定。
（一）会计凭证传递的作用
正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。从一定意义上说，会计凭证的传递起着在单位内部经营管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度重要的组成部分，其作用如下。
1．有利于完善经济责任制度
经济业务的发生、完成及记录，是由若干责任人共同负责、分工完成的，会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证据，体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定，进一步完善经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。
2．有利于及时进行会计记录
从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔，通过会计凭证传递，可使会计部门尽早了解经济业务发生和完成情况，并通过会计部门内部的凭证传递，记录经济业务，进行会计核算，实行会计监督。
（二）会计凭证传递的组织
为了充分发挥会计的作用，必须合理组织会计凭证的传送。各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理经济业务的手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。
各单位应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。会计凭证的传递工作主要包括以下三方面的内容。
1．规定会计凭证的传递路线
规定各种经济业务应填制何种会计凭证、经济业务发生时由谁填制或取得，交谁接办该项业务，当某项业务由两个以上部门共同办理时，还应规定凭证应传递到哪些环节及其先后顺序。如果一项经济业务需要填制或取得数联会计凭证时，还应为每一联会计凭证分别规定其用途和传递路线。各种会计凭证的传递路线应根据它所记录的经济业务的特点、本单位机构的设置、岗位分工以及经济管理的需要等情况具体规定，但要避免通过不必要的环节，防止公文旅行，以提高办事效率。
2．规定会计凭证在各个环节的停留时间
会计凭证在各个环节的停留时间，应由有关部门或人员根据会计凭证办理业务手续对时间的合理需要进行确定，既要讲求效益，加速业务处理过程，又要避免规定的停留时间过短，致使经办人员不能在规定的时间内完成。应该特别注意，一切会计凭证的传递和处理都必须在报告期内完成，否则，将影响会计凭证的及时性和正确性。
3．规定会计凭证传递过程中的交接签收制度
为了防止会计凭证在传递过程中遗失、毁损或其他意外情况的发生，保证凭证在传递过程中的安全完整，应制定各环节凭证的交接签收制度。
二、会计凭证的保管
会计凭证是记录经济业务，明确经济责任并据此登记账簿的书面证明文件。会计凭证可以及时反映和监督经济业务的发生及完成的时间、内容，是登记账簿的依据，还可以明确对此项经济业务所应承担的法律和经济上的责任。所以会计凭证是企业发生经济业务的见证和重要历史资料，是会计档案的重要组成部分，各单位必须按规定建立立卷归档制度，妥善保管会计资料，以便日后查用。
会计凭证的保管，是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查。会计凭证的保管工作主要包括以下几个方面的内容。
会计凭证的保管主要有下列要求。
（1）会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。
（2）会计凭证的封面上应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。
（3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，方可调档、借阅，提供复印件。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。
（4）原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。
