第三节 记账凭证
一、记账凭证的种类
记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类，据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。由于原始凭证种类繁多、格式各异，需要对各种原始凭证反映的经济内容加以归类整理，确认各会计要素，以会计分录形式反映在记账凭证中。
记账凭证可按不同标准进行分类，具体来说有以下几种。
（一）按内容可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证
1．收款凭证
收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证，是根据有关现金和银行存款业务的原始凭证填制的记账凭证。其一般格式见表4-5。
表4-5 收款凭证的一般格式
2．付款凭证
付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证，是根据有关现金和银行存款付出业务的原始凭证填制的记账凭证。其一般格式见表4-6。
表4-6 付款凭证的一般格式
收款凭证和付款凭证是登记现金日记账和银行存款日记账的依据。
3．转账凭证
转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证。是根据现金和银行存款收付业务以外的其他原始凭证填制的记账凭证。是登记有关总账和明细账的依据。其一般格式见表4-7。
表4-7 收款凭证的一般格式
（二）按填列方式可分为复式记账凭证和单式记账凭证
1．复式记账凭证
复式记账凭证是指将每一笔经济业务事项所涉及的全部会计科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。复式记账凭证可以在一张凭证上集中反映账户的对应关系，便于了解经济业务的全貌，同时可以减少制证的工作量，但不便于分工记账和归类汇总。上例收款凭证、付款凭证、转账凭证和通用凭证的格式，均属于复式记账凭证的格式。
2．单式记账凭证
单式记账凭证是指每一张记账凭证只填列经济业务事项所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。单式记账凭证的内容单一，便于按会计科目归类汇总，有利于分工记账，但制证工作量大，不利于在一张凭证上集中反映经济业务的全貌，出现差错不便于查找。单式记账凭证的一般格式见表4-8、表4-9。
表4-8 单式记账凭证（一）借项记账凭证
表4-9 单式记账凭证（二）贷项记账凭证
二、记账凭证的基本内容
记账凭证的基本内容如下：
①记账凭证的名称。
②填制记账凭证的日期。
③记账凭证的编号。
④经济业务事项的内容摘要。
⑤经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向。
⑥经济业务事项的金额。
⑦记账标记。
⑧所附原始凭证张数。
⑨制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。
三、记账凭证的填制要求
（一）基本要求
（1）记账凭证各项内容必须完整。记账凭证必须根据审核无误的原始凭证及有关资料填制。
（2）记账凭证应连续编号。记账凭证的编号方法受所使用凭证种类的影响，使用不同种类的凭证，编号的方法有所区别。在使用单一记账凭证时，可将企业发生的经济业务按发生的顺序统一编号；采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的，可进行分类编号，即按凭证类别顺序编号，如按收字第×号、付字第×号、转字第×号三类编号；或按现收字第×号、现付字第×号、银收字第×号、银付字第×号、转字第×号五类编号。无论使用哪种记账凭证，都应按月连续进行编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用“分数编号法”。例如，一笔经济业务需要编制两张转账凭证，凭证的顺序号为5号时，则编号应为转字5（1/2）号和转字5（2/2）号。
（3）记账凭证日期的填写。从记账凭证的内容看，记账凭证日期应当是填制当天的日期，但实际工作中，也可以根据管理的需要，填写业务事项发生的日期或月末日期。如报销差旅费的记账凭证一般填写报销当天的日期；现金付款记账凭证填写办理收付现金的日期；银行付款业务的记账凭证，一般按财会部门开出银行付款单据的日期或承付的日期填写；银行收款业务的记账凭证，一般按财会部门收到银行进账单的日期与银行回执的戳记日期填写；当实际收到进账单的日期与银行戳记日期相隔较远时，或次日收到的上月银行付款凭证，按财会部门实际办理转账业务的日期填写；计提或分配费用等事项的记账凭证，应当按当月最后的日期填写。
（4）摘要填写要确切、简明。摘要是经济业务事项的简要说明。填写的摘要既要内容确切，又要简明扼要。对于收付款业务要写明收付款对象的名称、款项内容，使用银行支票的还应填写支票号码；对于购买材料、商品业务，要写明供应单位名称和数量；对于经济往来业务，应写明对方单位、业务经手人、发生时间等内容。
（5）会计科目填写要准确。填写会计科目时，必须按照会计制度统一规定的会计科目名称填写，不能简写，也不能用省略号代替会计科目；无统一名称的明细科目要确切，无遗漏；应借、应贷科目的对应关系必须清楚。
（6）记账凭证的书写应清楚、规范。特别是金额数字的书写要正确规范，与原始凭证相符，记账凭证上所填的金额应是所附原始凭证的合计金额；角、分位不能为空，也不能用“—”代替，应填写“0”。
（7）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制；但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
（8）除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。记账凭证上应注明所附原始凭证的张数，以便核查。如果根据同一原始凭证填制数张记账凭证时，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明“附件××张，见第××号记账凭证”。如果原始凭证需要另行保管的，则应在附件栏内加以注明。
（9）填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
（10）记账凭证填制完成经济业务事项后，如有空行应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划斜线或“S”线注销，合计金额第一位前要填写货币符号。
（二）收款凭证的填制要求
凡涉及现金或银行存款增加的业务（现金和银行收款之间划转业务除外），都必须填制收款凭证。在填写时，收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“现金”或“银行存款”；日期填写的是编制本凭证的日期；右上角填写编制收款凭证的顺序号；“摘要”填写对所记录的经济业务的简要说明；“贷方科目”填写与收入现金或银行存款相对应的会计科目；“记账”是指该凭证已登记账簿的标记，防止经济业务重记或漏记；“金额”是指该项经济业务事项的发生额；该凭证右边“附件 张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数；最下边分别由有关人员签章，以明确经济责任。
【例4-1】 2013年5月20日，清河公司向华峰工厂销售A产品100件，单价400元，开出增值税专用发票，产品发出，货款已收存银行，收款凭证如表4-10所示。
表4-10 清河公司收款凭证收款凭证
（三）付款凭证的填制要求
凡涉及现金或银行存款减少的业务，都必须填制付款凭证。付款凭证的编制方法与收款凭证基本相同，只是左上角由“借方科目”换为“贷方科目”，凭证中间的“贷方科目”换为“借方科目”。
对于涉及“现金”和“银行存款”之间的经济业务，一般只编制付款凭证，不编收款凭证。
【例4-2】 2013年5月21日，清河公司财务部出纳员开出一张现金支票1000元，交借款人孙莉用作出差旅费。出纳员根据支票存根和借款单作出处理，如表4-11所示。
表4-11 清河公司付款凭证付款凭证
（四）转账凭证的填制要求
凡不涉及现金或银行存款增减的业务，一律编制转账凭证。在编制时，应将转账凭证记载的经济业务事项中所涉及的全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“一级科目”和“二级明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。
【例4-3】 2013年5月31日，清河公司计提本月固定资产折旧46000元，其中生产车间固定资产折旧为36000元，行政管理部门固定资产折旧为10000元，如表4-12所示。
表4-12 清河公司转账凭证转账凭证
（五）记账凭证的审核
为了使记账凭证能够真实、准确地反映经济业务状况，保证账簿记录和会计信息的质量，在根据记账凭证登记账簿之前，必须由有关人员对已填制完毕的记账凭证进行认真、严格的审核。只有审核无误的记账凭证，才能作为记账的依据。记账凭证的审核内容主要包括如下内容。
1．内容是否真实
审核记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的内容是否与记账凭证记录的内容一致，记账凭证汇总表与记账凭证的内容是否一致。
2．项目是否齐全
审核记账凭证的项目是否齐全，如日期、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等。
3．科目是否正确
审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，所使用的会计科目是否符合会计制度的规定等。
4．金额是否正确
审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致，记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符，原始凭证中的数量、单价、金额计算是否正确等。
5．书写是否正确
审核记账凭证中的文字是否工整、数字是否清晰，是否按规定使用蓝黑墨水或碳素墨水，是否按规定进行更正等。
出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记，以避免重复收、付。
在会计凭证的审核中发现问题应立即加以解决。对凭证填写错误的要按规定的办法进行更正；对违反财经纪律、财务制度，未按计划、规定、合同办理以及铺张浪费、营私舞弊等，应拒绝受理、不予报销付款；对一些伪造凭证、涂改单据、虚报冒领等不法行为应及时向有关方面反映，严肃处理。
