第二节 财产清查的准备工作和方法
一、财产清查的准备工作
财产清查是一项非常复杂细致的工作，其牵涉面广，工作量大，为确保财产清查工作保质保量地完成，在财产清查前，必须有领导、有组织、有步骤地做好以下几项准备工作。
（1）制定财产清查计划，确定清查对象、范围，配备清查人员，明确清查任务。
（2）会计部门应把有关账目登记齐全，正确对账和结账，保证账证相符、账账相符、账表相符。
（3）实物保管部门应将备查的各项财产物资整理清楚，排放整齐，并悬挂标签注明实物的名称、规格和结存数，以便盘点、查对。
（4）准备好计量器具和清查用的各种登记表格。
（5）取得银行存款、银行借款和结算款项的对账单、合同等重要单据文件，以备清查核对。
二、财产清查的方法
由于财产物资种类繁多，存放地点、存放方式不同，具体的清查方法也有所不同。对货币资金、实物、结算款项等应采取不同的方式进行清查。
1．库存现金的清查
库存现金的清查方法是实地盘点法，也即对库存现金的盘点与核对，包括出纳人员每日终了前进行的现金账款核对和清查小组进行的定期或不定期的现金盘点核对。采用实地盘点法来确定库存现金的实存数，然后再与现金日记账的账面余额核对，以查明账实是否相符。
为了加强现金管理，平时出纳人员对现金的收、支、存应及时登记现金日记账，经常进行现金盘点与账存数相核对，做到日清月结。清查小组清查前，出纳员应将现金收、付款凭证全部登记入账，并结出账存数。盘点时，出纳员必须在场，并配合清查人员逐一清点现金实存数。清查时应注意有无白条抵库、挪用现金和超限额库存现金等违纪情况。盘点结束后，应编制“现金盘点报告表”，由盘点人员、出纳人员及有关负责人签字盖章。此表既是证明现金实有数额的原始凭证，也是查明账实不符原因和据以调整账簿记录的重要依据。其格式如表7-1所示。
表7-1 库存现金盘点报告表
2．银行存款的清查
银行存款的清查方法与现金、实物的清查方法不同，它是采取与开户银行核对账目的方法进行的。具体步骤是：首先检查本单位银行存款日记账的正确性与完整性，然后将银行对账单与本单位登记的“银行存款日记账”逐笔核对。通过核对，往往会发生双方账目不一致的情况。究其主要原因：一是一方或双方存在记账错误，如漏记、重记、错记等情况；二是正常的“未达账项”，即指单位和银行之间，由于结算凭证在传递和办理转账手续时间上的不一致而造成的一方由于收到结算凭证并且已经记账，而另一方尚未收到结算凭证而未能记账的款项。
未达账项具体有以下四种。
（1）企收银未收，即企业存入银行的款项，企业已经作存款增加入账，但银行尚未办妥手续而未入账。
（2）企付银未付，即企业已开出支票或其他付款凭证，企业已经作存款减少入账，但银行尚未支付或未办理转账手续而未入账。
（3）银收企未收，即银行代企业收进的款项，银行已作企业存款的增加入账，但企业尚未收到收款通知而未入账。
（4）银付企未付，即银行代企业支付的款项，银行已作企业存款的减少入账，但企业尚未收到付款通知而未入账。
如果发现错账、漏账等情况，应及时查明原因，加以更正。对于未达账项，则应于查明后编制“银行存款余额调节表”以核实双方的账目是否相符。
银行存款余额调节表的编制方法一般是在企业银行存款日记账余额和银行对账单余额的基础上，各自分别补记对方已入账而本单位尚未入账的账项金额，然后验证经过调节后的双方余额是否相等。如果相等，表明企业与银行的账目没有差错。否则，说明记账有错误，应进一步查明原因，予以更正。
下面举例说明银行存款余额调节表的编制方法。
假设ABC企业2013年6月30日的银行存款日记账余额为120000元，银行对账单余额为124000元，经逐笔核对，发现未达账项有：
①企业于月末将从某单位收到的一张转账支票2000元存入银行，企业已入账，但银行尚未办理有关手续而未入账。
②企业于月末开出转账支票一张1000元，持票人尚未向银行办理转账手续，企业已入账，但银行尚未收到支票而未入账。
③企业委托银行代收销货款8000元，银行已收入账，但企业尚未接到银行的收款通知。
④企业委托银行代付水电费3000元，银行已付入账，但企业尚未接到银行的付款通知。
根据以上资料，编制“银行存款余额调节表”，如表7-2所示。
表7-2 银行存款余额调节表
表7-2所列双方余额调整后是相等的，表明双方的账簿记录是正确的，调整前之所以不相符，完全是未达账项所致。另外，经过调整后重新求得的余额既不等于本单位账面余额，也不等于银行账面余额。同时，应当指出，“银行存款余额调节表”的编制只是为了检查账簿记录的正确性，并不是要更改账簿记录，所以不得按照调节表调整双方的账面数额。各项未达账项要等到双方收取转来的有关收款、付款结算凭证时才各自进行相应的账务处理。
3．实物的清查
财产清查中的一个重要环节是盘点财产物资的实存数量，以核实账实是否相符的问题。为此，首先需要确定财产物资的账面结存数量。在会计上，确定财产物资账存数量的方法有两种，即“永续盘存制”和“实地盘存制”。
永续盘存制，亦称“账面盘存制”，它是指在日常会计核算中，对各项财产物资的增加数和减少数，根据会计凭证在有关账簿记录中进行连续登记，并随时结出账面结存数的一种方法。即根据下面“顺算”方法随时计算财产物资的账面数：
期初结存数＋本期增加数－本期减少数＝期末结存数
永续盘存制具有如下优点：可以在存货明细账上随时反映存货的收、发、存的动态情况，并从数量和金额两个方面进行管理控制；可以将账存数与实存数进行核对，以查明账实是否相符，如果账实不符，须进一步查明账实不符的原因，以便有效地对其进行管理。
因此，永续盘存制在企业实际工作中应用较为普遍。其缺点是，存货明细分类核算的工作量较大。
实地盘存制，又称“定期盘存制”，是指会计人员对各项财产物资平时根据有关会计凭证只登记其增加数，不登记其减少数，期末根据实地盘点数倒挤出本期减少数的一种方法。其计算公式为
本期减少数＝期初结存数＋本期增加数－期末结存数
因此，这种盘存制度也称“以存计耗（销）制”。在这种盘存制度下，以期末盘点的财产物资的实际结存数作为期末账面结存数。
实地盘存制的优点主要是简化了财产物资的日常登记工作，工作量少，工作简单。但其缺点也是明显的，主要表现在：不能随时反映存货收入、发出和结存动态，不便于管理人员掌握情况；将非正常的人为损耗，如贪污盗窃等造成的损失也倒挤入发出存货的成本中去了，不利于保护企业财产物资的安全和完整；采用这种方法只能到期末盘点时结转耗用或销货成本，而不能随时结转成本。
所以，实地盘存制的应用范围受到限制，比较适用于那些自然损耗大、数量不稳定的鲜活商品及大堆单位价值较低的物资（如沙、石）的核算。
实物的清查主要包括对各种存货，以及固定资产等财产物资的清查。由于各种实物的形态、体积、重量和存放方式不同，而所采用的清查方法也不尽相同，一般常用的有以下两种方法。
（1）实地盘点法。它是通过逐一清点或用计量器具来确定实物财产的实存数量。其适用范围较大，大多数财产物资的清查都可以采用这种方法。
（2）技术推算法。采用这种方法，对于财产物资不是逐一清点计数，而是通过量方、计尺等技术来推算财产物资的实存数量。这种方法一般适用于大量成堆、无法逐一清点的财产物资的清查，如煤炭、沙石等。
另外，对实物财产的数量进行核实的同时，还要对实物的质量进行鉴定，可根据不同的情况采用不同的质量鉴定方法，如直接观察法、物理法、化学法等。
为了明确经济责任和便于查阅，进行财产物资的盘点时，有关实物保管人员与盘点人员必须同时在场清查。清查盘点的结果，应及时登记在“盘存单”上，由盘点人和实物保管人同时签章。盘存单的格式如表7-3所示。
表7-3 盘存单
盘存单既是记录实物盘点结果的书面文件，也是反映资产实有数的原始凭证。为了进一步查明账存实存是否相符，确定盘盈或盘亏情况，还应根据“盘存单”和有关账簿记录，编制“实存账存对比表”（又称“盘盈盘亏报告表”）。该表是一个非常重要的原始凭证，既是经批示后调控账簿记录的依据，也是分析差异原因，明确经济责任的依据。“实存账存对比表”格式如表7-4所示。
表7-4 实存账存对比表
4．往来款项的清查
往来款项是指各种债权债务结算款项，主要包括各种应收款项、应付款项，预收款项和预付款项等。往来款项的清查一般是采用发函询证的方法进行核对。对方单位若核对相符，应在询证函上盖章后退回；若核对不符，应将不符项目在询证函上注明或者另抄对账单退回，作为进一步核对的依据。企业收到各有关单位退回的对账单后，应据以编制“往来账项清查表”，注明核对相符或不相符的款项。对不相符的款项按有争议、未达账项、无法收回等情况归类合并，针对具体情况及时采取措施予以解决。“往来账项清查表”的格式如表7-5所示。
表7-5 往来账项清查表
