模式二中(上图右),财务共享服务中心和集团控股财务部是平行的两个一级部门(中心),两者是平级关系,分别向CFO汇报工作。
那么,这两个模式,在财务共享服务中心建设时该怎么选择决策呢?一般情况下,我们比较倾向推荐模式一。
这是因为,在模式二的这种平行关系下,财务共享服务中心对会计政策的落地,需要跨部门协调,会计核算的要求向下推行的难度和复杂程度相对要高;而且,随着共享模式的推行,未来在业务上,两部门协作配合方面的复杂程度也更高;再者,在共享项目实施的初期,CFO经常需要直接做出大量决策,相对来说也没有那么的方便。
至于财务共享服务中心在自身的组织设计上,在这里我们也给出一些常见的模式。
第一种模式(左上),是财务共享服务中心直接下设相应的专业组,如费用组、收入组、成本组、资金组等等,专业组负责财务核算和资金结算的业务处理。系统支持组负责系统日常运维的相关工作。
第二种模式(右上),根据业务流程的不同性质,在财务共享服务中心先设置大的分组,如上图模式二种的收付核算组、资金组、总账组、运维支持组等,在大组的下面,根据业务流程的性质不同继续细分二级分组,如收付核算组下的费用组,应付组、应收组等。运维支持组下继续细分如系统运维组、流程管理组、人力资源组等。
第三种模式(下),共享中心分别设置财务服务共享和IT服务共享两大分中心,这种模式比较适用于自主开发财务共享平台的企业。内部自主开发,自主完成实施与推广,自主提供系统运维与支持。一些成功的企业甚至可以进行孵化与市场运作,将平台和相关经验推广到外部客户,成为利润中心。
以上是财务共享服务中心常见的内部组织设置模式。那么,财务共享服务中心内部常设的职务或岗位有哪些呢?这里,我们把财务共享服务中心的内部职务或岗位分成三类,具体如下:
基础类:包括影像扫描岗、共享初审岗、共享复核岗、资金会计岗、资金结算岗等
支撑类:包括流程管理岗、质量管理岗、系统运维管理岗、人力资源管理岗、资金管理岗、报表管理岗等
管理类:含共享中心领导、共享专业组的经理(组长)等。
在这里,我们也对一些重点岗位的职责做些说明。
共享中心负责人:全面负责财务共享服务中心的整体管理、决策与运营效率的提升,保障财务共享服务中心的稳定和高效运转,确保向企业集团内部客户提供及时、完整、准确的财务信息。
共享专业组经理(组长):对应部门(小组)内的计划与组织管理,如制定工作计划并推进执行,人员管理、培训、激励、招聘、团建等;业务管理,如任务调度管理、日常业务指导与问题处理、作业监督管理、跨小组(部门)的沟通与协调、知识手册的编写、更新与维护,与各地业务财务进行沟通及问题处理等;优化与决策支持工作,如征集改进意见和建议,定期或不定期与共享负责人报告,协助运维管理组进行系统与流程的持续优化和建设,向共享中心负责人等提供相关的决策信息。
运营管理组经理(组长):负责运营组运营管理相关事项的日常管理、指导与支持工作等,如相关计划的制定及推进执行;人员的招聘,培训,考核与团建,组员的日常工作管理;制定、完善相关运营管理制度、手册等,并监督执行;监督系统的日常维护与管理;征集对运维组的工作改进意见和建议,定期和不定期的向中心负责人进行汇报;负责现有流程的持续优化,系统功能的持续优化;向中心负责人提供相应的决策信息等。
共享审核岗:对进入本组(部门)内的经济业务及交易进行审核,包括审核业务的真实性、合理性、合法合规性、完整性、准确性、风险性等,并生成会计记账凭证;对不符合相关规定的予以退回处理。
影像扫描岗:负责报账单及纸质材料的接收、基本审核工作,包括发票等支持性附件的简单检查、本地特色审核点等;各流程纸质材料的扫描工作、重扫与补扫工作;纸质材料与扫描影像的稽核工作;单据的日常管理工作;会计档案的打印、整理与归档管理等。