第二节 会计档案的保管
各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
一、会计档案的归档
1．会计凭证的归档
会计凭证一般每月装订一次，按封面、凭证、封底顺序进行装订；完毕后要在每本封面上填好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章。同时在每本封面上要编好卷号，按编号顺序归档。
2．会计账簿的归档
各种会计账簿在年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应及时整理立卷。装订时，按照会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、账页和封底等顺序装订。完成后要在每本账的封面上填写好账簿类别、会计主管人员和装订人员签章，会计账簿的卷号，应按会计账簿保管期限分别编制，并归档保管。
3．财务会计报告的归档
财务会计报告编制完成及时报送后，应对留存的财务会计报告按月装订成册。装订时，按报告的封面、附注说明和封底等顺序装订，并在封面上填写报表类别、日期、会计主管人员和装订人员签章，报表卷号按其保管期限编制，并归档保管。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
二、会计档案的保管期限
根据《会计档案管理办法》规定，会计档案的保管期限分为永久和定期两类。凡是在立档单位会计核算中形成，对查考和研究经济活动具有重要利用价值的会计档案，应永久保存。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，如表9-1所示。
表9-1 企业和其他组织会计档案保管期限表
三、会计档案的查阅和复制
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。借阅会计档案人员应妥善保管会计档案，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
四、会计档案的销毁
对于保管期满的会计档案需要销毁时，由本单位档案机构提出销毁意见，与财会部门共同鉴定、审查，编制会计档案销毁清册，如表9-2所示。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。机关、团体和事业单位，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。
表9-2 会计档案销毁清册
对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
销毁会计档案时，应由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
